Tips

12 eenvoudige maar effectieve technieken voor versneld werken in Excel

Hebben vaak te maken met MS Excel? Mis dan geen gedeelte van de tips over het optimaliseren van werk in dit programma.

Voeg snel nieuwe gegevens toe aan een diagram

Als voor uw reeds geconstrueerde diagram nieuwe gegevens op het blad verschijnen dat moet worden toegevoegd, dan kunt u eenvoudig een bereik met nieuwe informatie selecteren, het kopiëren (Ctrl + C) en het dan rechtstreeks in het diagram plakken (Ctrl + V).

Instant Fill (Flash Fill)

Deze functie is alleen in de nieuwste versie van Excel 2013 verschenen, maar het is de moeite waard om van tevoren een upgrade naar de nieuwe versie uit te voeren. Stel dat je een lijst met volledige namen hebt (Ivan Ivan Ivanovich), die je in afkortingen moet veranderen (Ivanov I.). Om een ​​dergelijke conversie uit te voeren, hoeft u alleen maar handmatig de gewenste tekst in de aangrenzende kolom te schrijven. Op de tweede of derde regel probeert Excel onze acties te voorspellen en verdere verwerking automatisch uit te voeren. U hoeft alleen op de toets Enter te drukken om te bevestigen en alle namen worden onmiddellijk geconverteerd.

Op dezelfde manier kunt u namen uit e-mails extraheren, de naam van de fragmenten lijmen, enz.

Kopiëren zonder formaten te breken

U weet hoogstwaarschijnlijk van de "magische" autocomplete-markering - een dun zwart kruis in de rechter benedenhoek van de cel, door te trekken waarmee u de inhoud van de cel of de formule in meerdere cellen tegelijk kunt kopiëren. Er is echter één onaangename nuance: een dergelijk kopiëren schendt vaak het ontwerp van de tabel, omdat niet alleen de formule wordt gekopieerd, maar ook het celformaat. Dit kan worden voorkomen als direct na het trekken met een zwart kruis, klik op de slimme tag - een speciaal pictogram dat in de rechter benedenhoek van het gekopieerde gebied verschijnt.

Als u de optie "Alleen waarden kopiëren" (Invullen zonder opmaak) selecteert, kopieert Microsoft Excel uw formule zonder indeling en zal het ontwerp niet bederven.

Gegevens van een Excel-spreadsheet weergeven op een kaart

De nieuwste versie van Excel 2013 heeft de mogelijkheid om snel uw geodata op een interactieve kaart weer te geven, bijvoorbeeld per stad, enz. Ga hiervoor naar de "App Store" op het tabblad Invoegen en installeer de Bing-plug-in vanaf daar Maps. Dit kan worden gedaan via een directe link van de site door op de knop Toevoegen te klikken. Nadat u een module hebt toegevoegd, kunt u deze selecteren in de vervolgkeuzelijst 'Mijn apps' op het tabblad 'Invoegen' (Insert) en op uw werkblad plaatsen. U moet nog steeds uw gegevenscellen selecteren en op de knop Locaties weergeven in de kaartmodule klikken om onze gegevens te bekijken.

Indien gewenst, kunt u in de plug-ininstellingen het type diagram en de kleuren selecteren die moeten worden weergegeven.

Snelle overgang naar het gewenste blad

Als in uw boek het aantal werkbladen 10 overschrijdt, wordt het moeilijk om hierin te navigeren. Klik met de rechtermuisknop op een van de bladerknoppen van het blad in de linkerbenedenhoek van het scherm.

Er verschijnt een inhoudsopgave en u kunt meteen naar elk gewenst blad gaan.

U kunt ook op een afzonderlijk blad een inhoudsopgave met hyperlinks maken. Het is een beetje ingewikkelder, maar vaak handiger.

Converteren rijen naar kolommen en terug

Als u ooit cellen handmatig van rijen naar kolommen moet verplaatsen, dan zult u de volgende truc waarderen:

  1. Markeer het bereik.
  2. Kopieer het (Ctrl + C) of selecteer met de rechtermuisknop "Kopiëren" (kopiëren).
  3. Klik met de rechtermuisknop op de cel waarin u gegevens wilt invoegen en selecteer een van de speciale invoegopties in het contextmenu - het pictogram "Transponeren".

In oudere versies van Excel is er geen dergelijk pictogram, maar je kunt het probleem oplossen door een speciale invoeging te gebruiken (Ctrl + Alt + V) en de optie "Transpose" (Transpose) te kiezen.

Vervolgkeuzelijst in de cel

Als het de bedoeling is om strikt gedefinieerde waarden uit de toegestane set in te voeren (bijvoorbeeld alleen "ja" en "nee" of alleen uit de lijst met afdelingen van het bedrijf, enz.), Dan kan dit eenvoudig worden georganiseerd met behulp van de vervolgkeuzelijst:

  1. Selecteer de cel (of cellenbereik) waarin een dergelijke beperking zou moeten voorkomen.
  2. Klik op de knop Gegevensvalidatie op het tabblad Gegevens (Validatie).
  3. Selecteer de optie "Lijst" in de vervolgkeuzelijst "Toestaan".
  4. Geef in het veld "Bron" het bereik op dat de referentievarianten van de elementen bevat, die vervolgens uitvallen terwijl u typt.

Geavanceerde tricks uit dezelfde serie: een vervolgkeuzelijst met vulling, gerelateerde vervolgkeuzelijsten, een vervolgkeuzelijst met een foto, enz.

Slimme tafel

Als u een bereik met gegevens selecteert en op het tabblad Start klikt u op "Indelen als een tabel" (Home - Indeling als tabel), dan wordt onze lijst omgevormd tot een "slimme" tabel, die (behalve een fancy gestreepte kleuring) veel handige dingen kent:

  • Automatisch uitrekken bij het toevoegen van nieuwe rijen of kolommen.
  • De ingevoerde formules worden automatisch naar de hele kolom gekopieerd.
  • De dop van deze tabel wordt automatisch vastgezet tijdens het scrollen en bevat filterknoppen voor selectie en sortering.
  • Op het tabblad Ontwerpen dat verschijnt (Ontwerp), kunt u een rij metalen met automatische berekening toevoegen aan een dergelijke tabel.

sparklines

Sparklines zijn miniatuurdiagrammen die rechtstreeks in de cellen worden getekend en die de dynamiek van onze gegevens grafisch weergeven. Om ze te maken, klikt u op de "Grafiek" (Lijn) of "Histogram" (Kolommen) in de groep "Sparklines" op het tabblad "Invoegen". Geef in het geopende venster het bereik op met de eerste numerieke gegevens en de cellen waarin u sparklines wilt weergeven.

Nadat u op de knop "OK" heeft geklikt, maakt Microsoft Excel ze in de opgegeven cellen. Op het tabblad Ontwerpen (Ontwerp) kunt u hun kleur, type, weergave van minimum- en maximumwaarden, enz. Verder aanpassen.

Herstel niet-opgeslagen bestanden

Vrijdag. Avond. Het langverwachte einde van de schok werkweek. Vooruitkijkend naar de rest, sluit u het rapport dat u bezig was met de laatste helft van de dag, en in het dialoogvenster dat verschijnt, "Wijzigingen in het bestand opslaan?" Plots drukt u om de een of andere reden op "Nee".

Het lege kantoor kondigt je hartverscheurende kreet aan, maar het is te laat - de laatste paar uur werk gingen naar de staart van de hond en in plaats van een gezellige avond met vrienden, zul je de verlorenen terug moeten vinden.

In feite is er een grote kans om de situatie te corrigeren. Als u Excel 2010 hebt, klik dan op "Bestand" - "Recent" (Bestand - Recent) en vind de knop Herstel niet-opgeslagen werkboeken in de rechterbenedenhoek van het scherm. In Excel 2013 is het pad iets anders: "Bestand" - "Details" - "Versiemanagement" - "Niet-opgeslagen werkmappen herstellen" (Bestand - Eigenschappen - Niet-opgeslagen werkmappen herstellen). Een speciale map opent vanuit de diepten van Microsoft Office, waar tijdelijke kopieën van alle boeken die zijn gemaakt of gewijzigd, maar niet zijn opgeslagen, in een dergelijk geval worden opgeslagen.

Vergelijking van twee bereiken voor verschillen en overeenkomsten

Als u in Excel werkt, is het vaak nodig om twee lijsten te vergelijken en snel items te vinden die hetzelfde of verschillend zijn. De snelste en meest visuele manier om dit te doen:

  1. Selecteer beide vergeleken kolommen (terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt).
  2. Selecteer op het tabblad Start - Voorwaardelijke opmaak - Celtoewijzingsregels - Dupliceerwaarden (Home - Voorwaardelijke opmaak - Markeer celregels - dubbele waarden).
  3. Selecteer de optie "Uniek" in de vervolgkeuzelijst.

Bonus: andere manieren om twee bereiken te vergelijken en verschillen / overeenkomsten te vinden.

Selectie (aanpassing) van de berekeningsresultaten voor de vereiste waarden

Heeft u ooit invoerwaarden opgepikt in uw Excel-berekening om de uitvoer te krijgen die u nodig hebt? Op zulke momenten voel je je een echte reuzenschutter, toch? Slechts een paar tientallen iteraties "undershoot - flight", en hier is het dan, de langverwachte "hit"!

Microsoft Excel kan zo goed voor u passen, en sneller en nauwkeuriger. Om dit te doen, klikt u op het tabblad "Invoegen" van de knop "wat-als-analyse" en selecteert u de opdracht "Parameterselectie" (Invoegen - Wat als Analyse - Doelzoekactie). Geef in het venster dat verschijnt de cel op waar u de gewenste waarde, het gewenste resultaat en de invoercel wilt selecteren die moet worden gewijzigd. Nadat u op "OK" heeft geklikt, voert Excel maximaal 100 "shots" uit om het totale aantal dat u nodig hebt te selecteren met een nauwkeurigheid van 0,001.

Als deze gedetailleerde beoordeling niet alle bruikbare MS Excel-fiches beslaat die u kent, deel ze dan in de comments!

Bekijk de video: Week 6 (December 2019).